Inventario de Documentos
Optimizamos tus procesos de administración documentaria con una cuidadosa operación desde la atención al cliente, el transporte de mercancías y su adecuado almacenamiento.
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Resguardo y Custodia
Nuestras tarifas competitivas aseguran la reducción de gastos, inversión o deuda que implica custodiar y almacenar documentos por largos periodos
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Digitalización
Manejamos la seguridad de la información desde 5 aspectos: disponibilidad, comunicación, identificación, análisis y manejo de riesgos, integridad y confidencialidad
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Disposición documental
Recogemos y trasladamos el acervo documental hasta el punto de disposición, bajo controles de seguridad, confidencial y cuidado del medio ambiente. Trabajamos con certificación notarial en caso los requiera el cliente
Leer másInventario de Documentos
No gastes tus recursos en inventariar tus documentos. Ofrecemos un servicio optimizado, con trazabilidad, control y acceso rápido en formato digital.
Clasificación
Clasificación e inventario completo del acervo documental
Solicitaremos los criterios de clasificación de los documentos, tales como área responsable de la custodia, fecha, entre otros relevantes. Registramos los datos de manera sistemática y disponible en forma digital en el plazo acordado. Los documentos fiscos son rotulados según criterios indicados.
Personal de Maniobras
Personal para ejecutar el inventario en las oficinas del cliente
El personal asignado capacitado, se encarga de todo el proceso, desde el desmontaje de estanterías, clasificación, rotulación física y registro de datos. No incluye traslado de documentos entre distintos ambientes.
Codificación
Codificación y rotulación de las cajas con códigos de barra
Contamos con sistema de generación de códigos de barras. Ello permitirá identificar la(s) cajas de interés
Base de Datos
Base de datos en excel
Durante la clasificación e inventario, se levanta toda la información factible necesitada por el cliente, ésta es estructurada y facilitada para conformidad del cliente inmediatamente después de finalizado el inventario y puesta disposición para cualquier consulta posterior.
Cajas Archiveras
Cajas archiveras a medida (a cotización)
Ofrecemos cajas archiveras personalizadas para almacenar tus documentos de forma segura y organizada.
Digitalización de Documentos
Recibimos o recogemos tus documentos para digitalizarlos, estos deben estar organizados, clasificados y rotulados.
Escaneo
Escaneo de alta resolución
Usamos las máquinas y herramientas adecuadas para un escaneo de alta resolución, se obtiene como resultado imágenes fieles a los documentos originales
Acceso a la Nube
Acceso a nube o carpeta compartida
Antes de iniciar el servicio, se solicita que el acervo documentario esté debidamente rotulado e inventariado. Se generan carpetas virtuales acorde a los criterios de clasificación para una búsqueda lógica y rápida. Se comparte un usuario y contraseña para el acceso a la nube o servidor donde se encontrará toda la información con diferentes criterios de búsqueda
Recojo de Documentos
Recojo de documentos físicos (a cotizar)
Se cuenta con la facilidad de recoger el acervo documentario de las instalaciones del cliente, el costo de recojo de documentos físicos incluye transporte de recojo y devolución; carga y descarga de acervo documentario.
Resguardo y Custodia de Documentos
Recogemos, resguardamos y gestionamos todos tus documentos físicos en nuestros almacenes. La unidad de almacenamiento es la caja, una caja archivera.
Almacenamiento de Documentos
Almacenamiento de documentos
Tus documentos permanecerán bajo nuestra custodia, en nuestros almacenes por un corto, mediano o largo plazo en condiciones adecuadas de seguridad, permanencia y trazabilidad.
Codificación y rotulación
Codificación y rotulación de las cajas con códigos de barra
Contamos con sistema de generación de códigos de barras. Ello permitirá identificar la(s) cajas de interés. Las cajas al pasar bajo nuestra custodia tendrán un código único generado por EO.
Base de Datos Excel
Base de datos en excel
Al momento de recoger o recibir el acervo documentario se registra el código o rótulo externo a la caja. El cliente deberá conocer el contenido de cada caja y emitirnos la base de datos de dicha información. Se realiza un match entre ambos registros a nivel de códigos externos y se solicita validación de la recepción. La base de datos validada se reemite al cliente como fuente de consulta y trazabilidad.
Disposición Documental
Recogemos y trasladamos el acervo documental hasta el punto de disposición, bajo controles de seguridad, confidencial y cuidado del medio ambiente. Trabajamos con certificación notarial en caso los requiera el cliente
Traslados de acervo documental
Traslados de acervo documental
Proporcionamos el transporte para recoger los documentos desde la locación indicada por el cliente hasta el la locación de disposición.
Personal de maniobras
Personal de maniobras
Contamos con el personal operativo capacitado para llevar a cabo el proceso.
Certificación notarial de disposición
Certificación notarial de disposición
Gestionamos la garantía de una disposición segura y validada por un notario competente en el tema.
Destrucción del acervo documental
Destrucción del acervo documental
Ejecutamos la destrucción bajo lineamientos de seguridad, confidencialidad sin descuidar el medio ambiente.